Jakarta –
Read More : Benarkah Ada Organisasi yang Simpan Makhluk Seram dan Rahasia?
Ternyata ada cara mudah mengirim email massal dengan cepat dan efisien menggunakan Merge. Bagaimana Simak artikel berikut ini.
Gabungan surat adalah cara untuk mengirim surat massal dan email dengan cepat. Proses ini bekerja dengan menggabungkan data pribadi secara otomatis dari file data seperti spreadsheet ke dalam file template seperti surat atau email.
Artikel ini akan membahas apa itu merger dan cara kerjanya. Kami akan membahas langkah-langkah melakukan penggabungan menggunakan spreadsheet Excel dan dokumen Word. Caranya dibawah ini dilansir dari Gmass.co. Apa itu gabungan surat?
Gabungan surat secara otomatis membuat dokumen individual untuk setiap penerima. Fitur ini menyelamatkan Anda dari kesulitan penyesuaian manual untuk setiap dokumen.
Anda dapat memanfaatkan integrasi email untuk memproduksi pesan pribadi secara massal: email pemasaran, buletin, undangan, surat resmi, dan banyak lagi.
Singkatnya, jika Anda memerlukan dokumen yang dapat disesuaikan, Mail Merge dapat memenuhinya untuk Anda. Bagaimana cara kerja pesanan lewat pos?
Pertama, perlu Anda pahami bahwa mail merge terdiri dari dua komponen utama, yaitu:
1. File templat
Ini adalah dokumen Word, Google Doc, atau email yang berisi pesan yang ingin dikirim, seperti surat atau email. File ini menyediakan tempat untuk menentukan data personalisasi yang akan diambil dari file data.
2. File data
Berupa sumber data seperti spreadsheet Excel atau file Google Sheets. Setiap sel berisi informasi berbeda, nama depan, nama belakang, alamat email, dll., yang akan dimasukkan di tempat yang sesuai di file templat.
Pada dasarnya, gabungan surat secara otomatis menambahkan data personalisasi dari file data ke file templat.
Misalnya, saat Anda membuat surat massal, surat tersebut menjadi file templat dengan placeholder untuk nama dan alamat kontak. Catat tag seperti nama depan dan alamat di surat itu. Ini disebut bidang gabungan yang bertindak sebagai wadah untuk data penerima.
Bidang tautan mengambil informasi penyesuaian dari file data spreadsheet untuk membuat surat pribadi. Agar berfungsi, nama bidang di templat harus cocok dengan nama header kolom di spreadsheet. Jika namanya sama, fungsi penggabungan menggabungkan file data dan templat email untuk membuat surat individual untuk setiap penerima.
Anda dapat memanfaatkan fungsi penautan di aplikasi Word dan Excel untuk membuat surat yang dipersonalisasi dengan cepat dan mudah untuk setiap penerima. Berikut langkah-langkahnya: Pertama siapkan data nama penerima di spreadsheet Microsoft Excel. Simpan file excel pada folder tersendiri di laptop atau pc anda. Buka surat undangan yang dijadikan template pada jendela Microsoft Word Merge yang muncul, pilih ‘Step by Step Mail Merge Wizard’, lalu klik ‘Next: Start Document’, dan pada langkah berikutnya pilih ‘Next: Select Recipient’. Klik tombol ‘Browse’ dan arahkan ke lokasi file data Excel yang telah disiapkan sebelumnya. Setelah memilih file, akan muncul preview data yang akan dimasukkan, klik ‘OK’, lalu klik “Insert Merge Field” pada area dokumen surat yang diinginkan dan masukkan ‘Merge Field’ sebagai Nama dan Alamat. Atur kolom penggabungan, pilih kembali menu “Pengiriman” dan klik “Periksa Kesalahan Secara Otomatis” untuk memastikan tidak ada kesalahan. Kemudian klik “OK” dan dokumen pengiriman akan otomatis terisi sesuai dengan kumpulan kolom gabungan.
Berikut cara mengirim Excel ke Microsoft Word untuk membuat undangan dalam jumlah banyak. Semoga ini bermanfaat!
*Artikel ini ditulis oleh Fadila Khairina Fachri yang mengikuti Program Magang Bersertifikat Kampus Merdeka di detikcom. Saksikan video “KuTips: Permudah Skripsimu Dengan 3 Trik MS Word Ini!” (fay/fyk)